Die Assessments und Qualifications Authority (AQA) ist der größte öffentliche Prüfungsausschuss in Großbritannien. Mit mehr als 50% Marktanteil bearbeiten sie jeden Sommer über 8 Millionen Skripte von Prüflingen, die ihre öffentlichen GCSE und ‚A‘ Level Prüfungen ablegen. Die rechtzeitige und korrekte Auswertung verbunden mit der Zuerkennung von Abschlüssen für die Prüflinge bedeutet eine immense administrative Aufgabe für jede Anerkennungsbehörde. Das bedeutet für die AQA, dass buchstäblich Millionen von Dokumenten, die Informationen von Schulen, Fachhochschulen, Prüflingen, Prüfern und Moderatoren enthalten, genauestens erfasst und verarbeitet werden müssen – natürlich innerhalb zeitkritischer Fristen – um die vorher festgelegten Termine für die Veröffentlichung der Ergebnisse einhalten zu können.

Ausgehend von den Wachstumsplänen der AQA für die Zukunft war klar, dass die administrative Arbeitsbelastung noch weiter ansteigen würde, was im Gegenzug Auswirkungen auf die internen Kosten und die Einhaltung der Ablieferungs-Stichtage hätte.

Um diesem Problem zu begegnen, initiierte die AQA ein strategisches Programm, um Web-basierte Datenerfassungsmethoden zu implementieren. Wo es angemessen erschien, wurden diese Systeme noch ergänzt, indem die automatisierten OMR-Formular-Verarbeitungsanwendungen erweitert wurden, um die ICR Technologie zu nutzen. Dadurch wurden die vorhandenen Datenerfassungsmethoden weiter verbessert. Das war auch die richtige Gelegenheit, um vormals manuelle Datenerfassungsvorgänge zu eliminieren, womit „rasche Gewinne“ erzielt werden können, ohne die traditionell hohe Datengenaugigkeit aufs Spiel zu setzen, die von AQA gefordert wird.

AQA beauftragte Informed Imaging mit der Spezifizierung, Lieferung und dem Support einer kompletten AQA-weiten Formularverarbeitungslösung, die deren strenge Vorgaben erfüllen sollte. Um die enorme Papiermenge zu bewältigen, die in kritischen Zeiten leicht 100.000 Dokumente pro Tag übersteigen kann, wählte Informed Imaging die verlässlichsten und flexibelsten Hard- und Softwarekomponenten aus, die der Markt bot.

Das Herzstück der Formularverarbeitungssoftware basiert auf einer e-Flow Plattform von Top Image Systems, wobei Informed Imaging weitreichende Applikationsentwicklung und kundenspezifischen Anpassungen beisteuerte. Das e-Flow System genießt weltweit einen ausgezeichneten Ruf, wenn es die Verarbeitung größtmöglicher und hoch komplexer Formularverarbeitungsaufgaben geht, und es erwies sich als die ideale Lösung für die AQA.

Die AQA nutzte viele Jahre lang OMR Scantechnologie und EDI zur Erfassung fast aller ihrer Daten, baute dabei aber kaum auf manuelle Dateneingabemethoden. Das AQA System verarbeitet zur Zeit mindestens 24 unterschiedliche Formulartypen, die innerhalb der Organisation benutzt werden, darunter Anmerkungsblätter für Prüfer, Bewertungsformulare, Multiple-Choice-Test- und Feedback-Formulare. Jedes Dokument enthält spezielle Daten, die extrahiert werden müssen, sei es mittels OCR, Handschrifterkennung, Markierungs-Kästchen- oder Barcode-Erkennung. Die erfassten Daten werden dann nach Formular-spezifischen Regeln verifiziert und nahtlos an die Oracle Datenbank weiter geleitet, mit einem Minimum an menschlichen Eingriffen. Das gewährt der AQA massive Einsparungen an Arbeitskosten und sehr signifikante Produktivitätssteigerungen.

Die bestmögliche Scan-Hard- und Software wurde für die ICR Anwendungs-Upgrades benötigt. Nach umfangreichen Tests empfahl Informed Imaging die Scamax 5000 Scanner von der InoTec GmbH, und dazu die DpuScan Hochleitungs-Bilderfassungssoftware von Janich & Klass. Dieses System (das bereits im Jahr 2001 bei der AQA installiert wurde) brachte durchweg die ausgezeichneten Ergebnisse hinsichtlich Zuverlässigkeit und Verarbeitungsgeschwindigkeit, die von der AQA gefordert wurden, und ist dazu noch einfach zu bedienen. Heute erlauben vier Scamax 5000 Scanner der AQA, über 250.000 Blatt täglich zu scannen, wobei die Image-Qualität auch für OCR und ICR hoch genug ist. Mit den lebenswichtigen Dienstleistungen Wartung, Support und Training, die bei Produktionsscannern dieses Kalibers unabdingbar sind, wurde Scanning Resources Limited (der InoTec Scanner-Distributor für GB) beauftragt, da sie Sachkenntnis und Vertrauenswürdigkeit mitbrachten sowie die Scanner gründlich kannten, was wichtig war, um sicherzustellen, dass AQA jederzeit Support erhielt.