VOI Solutions - März 2007
Erfasst und geprüft in einem Schritt
LBS Bausparkasse Hamburg validiert Wohnungsbauprämienanträge mit DpuScan direkt in der Poststelle
Formulare per OCR auslesen kann jeder, dachten sich die Organisationsverantwortlichen bei der LBS Bausparkasse Hamburg. Spannend wird es erst dann, wenn gleichzeitig die Erfassungssoftware automatisiert prüft, ob das Formular richtig ausgefüllt ist.
Und das kann zum Beispiel die flexible Softwarelösung DpuScan von der Janich & Klass Computertechnik GmbH. Auf ihrer Basis erarbeitete die LBS Hamburg ein ausgefeiltes Regelwerk, mit dem Wohnungsbauprämienanträge gleich in der Poststelle auf Plausibilität geprüft werden.
Das Ergebnis: Kürzere Geschäftsprozesse und eine deutliche Entlastung der Sachbearbeiter.
Die LBS Bausparkasse Hamburg zeigt sich im Bereich Dokumenten-Management schon seit zehn Jahren innovativ. Während in anderen Organisationen noch Hängemappen und Ordnerregale dominierten, führte man hier bereits das elektronische Archivsystem Image Professional ein. Eingehende Formulare und Dokumente werden seitdem mit den robusten InoTec-Scannern digitalisiert und in elektronische Kundenakten überführt.
Restrukturierung der Geschäftsprozesse
In 2004 stand die Beschaffung neuer Scannergeräte an. Bei der Marktsondierung stellten die Organisationsverantwortlichen der LBS Bausparkasse Hamburg fest, dass mittlerweile innovative Erfassungssoftwareprodukte verfügbar sind, deren Funktionalität man sich schon vor Jahren erträumt hat. Besonders galt dies für die flexible Lösung DpuScan von Janich & Klass. „Wir waren davon begeistert, dass die Lösung in der Lage ist, über regelbasierte Definitionen Plausibilitäten zu checken und daraus auch entsprechende Aktionen abzuleiten,“ erinnert sich Dr. Rüdiger Weißbach, Prokurist der Organisation bei der LBS in Hamburg. Daraufhin stand der Entschluss schnell fest: Mit dem Kauf neuer InoTec-Scanner sollten die Geschäftsprozesse mit Hilfe von DpuScan restrukturiert werden.
Prämienanträge automatisiert überprüfen
Unter den vielen verschiedenen Geschäftsprozessen wählte man die Verarbeitung der Wohnungsbauprämienanträge als Startprojekt aus. Jährlich erreichen die LBS in Hamburg circa. 35.000 Anträge zur Wohnungsbauprämie. Um diese automatisiert bearbeiten zu können, erstellten Fach- und Organisationsabteilung ein umfassendes Regelwerk, das direkt beim Digitalisieren das Formular auf zahlreiche Plausibilitäten prüft. „Beispielsweise wird geprüft, ob beide Unterschriften der Ehepartner da sind, wenn im Formular als Familienstatus „verheiratet“ angekreuzt wurde“, erläutert Dr. Weißbach.
Einträge auf Richtigkeit validieren
Auf Basis historischer Kundendaten validiert DpuScan diverse weitere Einträge im Formular auf Richtigkeit. Diese Plausibilitätsprüfungen erfolgen bereits in der Scanstelle, wodurch die Fachabteilungen maßgeblich entlastet werden. Die per OCR extrahierten Daten wandern schließlich zur weiteren Verarbeitung an die zentrale Bausparanwendung bei der Finanz IT in Hannover. Die gescannten Formulare werden im Archivsystem als TIFF-Datei abgelegt. „Mit dieser Lösung gehören wir im LBS-Verbund zu den innovativen Kassen und sind deutlich weiter im Bereich der Geschäftsprozessoptimierung“, freut sich Dr. Weißbach. Nach erfolgreicher Einführung plant die LBS Hamburg, dieses Verfahren auf weitere Prozesse auszudehnen. Als nächstes sollen eingehende Kündigungsformulare automatisiert mit DpuScan validiert werden.
„Scannen, Bildoptimierung und Datenextraktion mittels Barcodelesung, Markierungserkennung, OCR, ICR sowie Validierung über Datenbanken gehören zu den elementaren Aufgaben einer leistungsfähigen Capture-Software“, fügt Dietmar Janich, Geschäftsführer der Janich & Klass GmbH, hinzu.
Über die LBS Bausparkasse Hamburg:
Die LBS Bausparkasse Hamburg Aktiengesellschaft gehört zu den kleineren der elf im Sparkassenverbund tätigen Landesbausparkassen in Deutschland. Seit dem 30.12.1996 gehört sie zu 100% der Hamburger Sparkasse. Die Mitarbeiter betreuen einen Gesamtbestand von ca. 146.700 Kunden mit ca. 189.300 Bausparverträgen. Das Produktangebot der LBS Bausparkasse Hamburg umfasst attraktive Bausparangebote und Finanzierungen zu günstigen Konditionen sowie kompetente Beratungen und Serviceleistungen.
Über Janich & Klass Computertechnik GmbH:
Janich & Klass Computertechnik GmbH wurde 1981 als Spin-Off der Uni Wuppertal gegründet und ab 1985 als GmbH geführt. Seit 1987 ist J&K im Bereich Dokumentenverarbeitung aktiv; hier gibt es drei wesentliche Betätigungsfelder: Grundlagenforschung zur Bildverbesserung, Scannertechnologie für Scannerhersteller, und flexibler Scansoftware mit Schnittstellen zu verschiedensten DMS. DpuScan ist das von J&K entwickelte universelle Programm zum Scannen (Farbe, Grau, Schwarzweiß gleichzeitig), mit Indexieren, Bildoptimierungen, Barcodelesung, OCR u.v.m.